Pierwsze wrażenie zazwyczaj się utrwala.
Może to być irracjonalne dziwactwo w relacjach międzyludzkich, ale jest to również nieunikniony aspekt ludzkiej psychologii.
A to oznacza, że musisz zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby wszystko było dobrze za pierwszym razem.
Jeśli rozpoczynasz swoją działalność za granicą - lub próbujesz przekonać do siebie gości z zagranicy - możesz zdobyć kilka punktów przewagi, wykazując świadomość i uznanie dla ich kultury.
Jaki jest więc najprostszy sposób na zrobienie dobrego wrażenia już na samym początku? Skup się na pierwszym prezencie, który im wręczysz, oraz na trwałej pamiątce z pierwszego spotkania - wizytówce.
Kilka ogólnych wskazówek
Bez względu na to, w jakim miejscu na świecie się znajdujesz, szanowanie wizytówki oznacza okazywanie szacunku jej właścicielowi. Dlatego też, kiedy spotykasz się z innymi przedsiębiorcami, zawsze pamiętaj, aby:
- Używaj etui na wizytówki. Eleganckie etui na wizytówki nie tylko pomoże utrzymać Twoje własne wizytówki w doskonałym stanie, ale także pokaże Twoim nowym współpracownikom, że zamierzasz cenić i chronić wizytówkę, którą Ci wręczyli. Nie chowaj jej po prostu do kieszeni!
- Poświęć chwilę, aby przeczytać ich wizytówkę i spróbuj przekazać jakiś komentarz na jej temat. Możesz pochwalić jakość ich wizytówki, pokazać, że jesteś pod wrażeniem ich tytułu lub po prostu poprosić o wyjaśnienie, w jaki sposób chcieliby, aby się z nimi kontaktowano. Nie otworzyłbyś prezentu urodzinowego bez poświęcenia kilku sekund, aby go obejrzeć i powiedzieć coś na jego temat - więc okaż taki sam szacunek, gdy otrzymujesz czyjąś wizytówkę.
- Okaż szacunek dla różnych języków. Niech Twoja wizytówka będzie wydrukowana w Twoim języku ojczystym na jednej stronie, a w języku firmy, którą odwiedzasz na drugiej. A kiedy wręczasz wizytówkę, trzymaj stronę w ich języku skierowaną do góry, aby mogli ją przeczytać jako pierwsi - tak jest po prostu grzeczniej.
- Zastanów się dobrze, zanim napiszesz cokolwiek na wizytówce. W niektórych częściach świata wpisanie dodatkowych szczegółów lub numeru telefonu na czyjejś wizytówce może być postrzegane jako konkretna oznaka zainteresowania. Jednak w innych kulturach takie "zniekształcanie" wizytówki może być brakiem szacunku i należy poczekać, aż zostaniesz sam, zanim zaczniesz robić notatki.
Mając te kilka wskazówek za sobą, możemy przyjrzeć się niektórym specyficznym praktykom i zwyczajom z kilku krajów w różnych częściach świata.
Wizytówki w Japonii
W krajach takich jak USA czy Wielka Brytania zazwyczaj nie ma zbyt wielu ceremonii związanych z wymianą wizytówek.
Ale w Japonii istnieje dobrze rozumiany protokół. I choć może nie jest on przestrzegany przez każdą firmę, z którą się spotykasz, powinieneś być gotowy i umieć go przestrzegać, jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie.
Po pierwsze, należy pamiętać, że status i pozycja są ważne w kulturze japońskiej. Najwyżej postawieni członkowie spotkania powinni wymieniać się wizytówkami jako pierwsi, po nich kolejni, itd. Nie jest to tylko oznaka szacunku dla pozycji zawodowych - jest to sposób, aby pomóc wszystkim obecnym dowiedzieć się, kim są osoby decyzyjne.
Po drugie, powinieneś poświęcić całą swoją uwagę i skupienie na fizycznym wręczaniu wizytówki. Oznacza to, że powinieneś:
- Wstać.
- Prezentować wizytówkę w taki sposób, aby język odbiorcy był skierowany do góry, a tekst był ułożony w taki sposób, aby odbiorca mógł go przeczytać.
- Trzymać wizytówkę obiema rękami za dwa górne rogi, tak aby karta znajdowała się na wierzchu wizytownika i nie zasłaniać kciukami żadnego logo ani tekstu.
- Wykonać lekki ukłon (około 30 stopni) podczas wręczania wizytówki.
Na koniec upewnij się, że nie odłożysz wizytówki do końca spotkania. Jeśli otrzymałeś tylko jedną wizytówkę, możesz umieścić ją na wierzchu swojego pojemnika na wizytówki, a pojemnik położyć na stole obok siebie.
Jeśli natomiast otrzymałeś kilka wizytówek, ułóż je na stole od lewej do prawej strony, zgodnie z kolejnością siedzenia z Twojego punktu widzenia - to okaże szacunek, a także pomoże Ci nauczyć się ich imion w trakcie spotkania.
Wizytówki w Indiach
Wykształcenie jest szczególnie wysoko cenione w Indiach. Tak więc oprócz tytułów zawodowych i kwalifikacji należy pamiętać o umieszczeniu na wizytówce informacji o uzyskanych tytułach i wyróżnieniach naukowych.
Jest to również kraj, w którym w całej społeczności biznesowej można spotkać osoby posługujące się językiem angielskim. Tak więc, chociaż możesz chcieć wydrukować jedną stronę swojej wizytówki z tłumaczeniem na język hindi, nie jest to konieczne i nie powinieneś mieć problemów z zaprezentowaniem swoim nowym współpracownikom wizytówki w całości angielskiej.
Wreszcie (i być może przede wszystkim) należy zawsze podawać swoją wizytówkę prawą ręką - dotyczy to zarówno uścisku dłoni, jak i spożywania posiłków.
Wizytówki w Niemczech
Chociaż Niemcy mają dość swobodne podejście do wizytówek, które jest podobne do tego w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych, jest jedna dziedzina, w której zwyczaje się różnią.
W Wielkiej Brytanii wizytówki są swobodnie rozdawane lub przekazywane, czasami w dużych ilościach lub kładzione na stole, aby każdy mógł sobie pomóc.
Natomiast w Niemczech wymiana wizytówek jest zazwyczaj bardziej ograniczona i ma charakter osobisty. Wizytówki nie powinny być rozdawane partiami, lecz w bardziej dyskretny sposób, jeden do jednego, aby odzwierciedlić ekskluzywną wartość indywidualnej relacji biznesowej.
Wizytówki w Chinach
Podobnie jak w Japonii, w Chinach wymiana wizytówek jest traktowana poważnie. Należy więc używać obu rąk, poświęcić chwilę na przestudiowanie wizytówki i trzymać ją na widoku przez cały czas trwania spotkania.
Jednak w przypadku języka tłumaczonego sprawy są nieco bardziej skomplikowane. Przedstawienie wizytówki w całości angielskiej bez lokalnego tłumaczenia na jednej stronie może zostać odebrane jako oznaka poważnego braku szacunku - podobnie jak odmowa uścisku dłoni w krajach zachodnich.
Należy również zachować ostrożność przy wyborze tłumaczenia. Jeśli odwiedzasz Chiny kontynentalne, powinieneś używać uproszczonych znaków chińskich. Natomiast na Tajwanie i w niektórych częściach Hongkongu należy używać tradycyjnego zestawu znaków.
Wreszcie, nigdy nie należy pisać niczego na wizytówce innej osoby przed nią - ale można wpisać dodatkowe informacje lub numery telefonów na swojej własnej.
Zarówno w biznesie, jak i w życiu, nawiązanie pozytywnej relacji z nieznajomym oznacza postawienie od samego początku swojej najlepszej stopy do przodu. Jeśli więc chcesz okazać taki rodzaj profesjonalnego szacunku, który wygrywa nowe interesy, już dziś zapoznaj się z naszymi nieskazitelnymi wizytówkami.
